Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Tema ry. Rekisteriä hoitaa yhdistyksen hallitus. Tietosuoja-asioissa tavoitat meidät sähköpostitse osoitteesta info@temayhdistys.fi.

Rekisterin nimi ja ylläpito

Tema ry:n jäsenrekisteri. Rekisteri on osa Seta ry:n jäsenjärjestöilleen tarjoamaa keskitettyä jäsenrekisteriä, joka perustuu Flo Apps Oy:n FloMembers-järjestelmään. Tema ry:llä on siinä oma erillinen rekisterinsä. Seta ry hoitaa Tema ry:n puolesta järjestelmän ylläpidon, käyttäjähallinnan ja jäsenmaksujen laskutuksen sekä ylläpitää rekisteriä koskevaa omaa tietosuojaselostettaan, joka on saatavilla jäseneksi liittymisen yhteydessä. Tiedot säilytetään Euroopan unionin alueella.

Mitä tietoja rekisterissä on

Jäsenhakemuksessa ja jäsenyyden aikana rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot.

• Pakolliset tiedot: nimi, sähköpostiosoite ja asuinpaikka (jos se ei ilmene osoitteesta).
• Vapaaehtoiset tiedot: osoite, puhelinnumero, kansalaisuus, sukupuoli ja syntymäaika. Voit jättää ne antamatta.
• Jäsenyystiedot: jäsenlaji, jäsenyyden alkamis- ja päättymisajankohta, kieli, mahdolliset luottamustehtävät ja vapaaehtoisroolit sekä jäsenviestintää koskevat tiedot.
• Jäsenmaksu- ja laskutustiedot.
• Tiedot tapahtumiin ilmoittautumisesta, jos ilmoittautuminen tehdään rekisterin kautta, sekä muut itse antamasi lisätiedot.

Mihin tietoja käytetään

Jäsenyyden hoitamiseen (jäsenhakemusten käsittely, jäsenmaksujen laskutus, äänioikeus yhdistyksen kokouksissa), yhteydenpitoon jäsenten kanssa (tapaamiset, tiedotteet, kokouskutsut) ja yhdistyslain edellyttämän jäsenluettelon pitämiseen. Emme käytä tietoja muuhun, yhteensopimattomaan tarkoitukseen.

Käsittelyn peruste

Yhdistyslain mukainen velvollisuus pitää jäsenluetteloa sekä Tema ry:n ja Seta ry:n oikeutettu etu hoitaa jäsenpalvelua ja jäsenviestintää. Vapaaehtoiset tiedot ja osoitetietojen käyttö markkinointiin perustuvat suostumukseesi. Koska jäsenyys Tema ryssä voi paljastaa seksuaalisen suuntautumisen, käsittelemme tietoja erityisen huolellisesti ja nojaamme varmuuden vuoksi myös voittoa tavoittelemattoman yhteisön jäsentietojen käsittelyä koskevaan poikkeukseen (tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan d alakohta).

Kuka tietoja käsittelee

Tietoihin pääsevät Tema ry:n hallituksen jäsenet tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa sekä Seta ry, joka ylläpitää rekisteriä sopimuksen mukaisesti. Seta ry ei tallenna jäsentietoja omaan rekisteriinsä. Setalla on kuitenkin sopimuksen mukaan oikeus käyttää rekisterin tietoja yleiseen ja kohdennettuun viestintään sekä varainhankintaviestintään. Osoitetietojen käyttö markkinointitarkoitukseen edellyttää aina suostumustasi. Järjestelmän toimittaja Flo Apps Oy ja maksupalvelu Paytrail käsittelevät tietoja palveluidensa tuottamiseksi. Seta ry:n käyttämät alihankkijat on lueteltu Setan käsittelytoimia koskevassa selosteessa. Emme luovuta tietoja muille tahoille, ellei laki sitä edellytä.

Jäsenmaksut

Uudet jäsenet voivat maksaa jäsenmaksun Paytrail-maksuvälityspalvelun kautta. Seta ry lähettää jäsenmaksulaskut vuosittain tammikuun loppuun mennessä, lähettää maksumuistutukset ja tilittää maksut Tema ry:lle kuukausittain. Jäsen, joka ei maksa jäsenmaksuaan, katsotaan eronneeksi.

Kuinka kauan tietoja säilytetään

Tietoja säilytetään jäsenyyden ajan. Jäsenyyden päätyttyä (esimerkiksi eroamisen tai maksamattoman jäsenmaksun vuoksi) yhteystiedot ja vapaaehtoiset lisätiedot poistetaan 12 kuukauden kuluessa. Jäsenmaksuja koskevat kirjanpitotiedot säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan, eli kuusi vuotta tilikauden päättymisestä. Voit pyytää tietojesi poistamista jo aiemmin, ja poistamme ne, ellei laki velvoita säilyttämään niitä.

Jäsenten WhatsApp-tiedotusryhmä

Ryhmään liittyminen on vapaaehtoista, eikä se ole jäsenyyden edellytys. Ryhmässä muut ryhmän jäsenet näkevät puhelinnumerosi ja sen, että kuulut ryhmään. WhatsAppin tietojen käsittelyyn sovelletaan sen omia ehtoja. Älä jaa ryhmän viestejä tai muiden jäsenten tietoja ulkopuolisille.

Tietojen suojaus

Seta ry vastaa järjestelmän tietoturvasta ja ilmoittaa tietoturvaloukkauksista Tema ry:lle. Rekisterin tietoihin on pääsy vain niillä hallituksen jäsenillä, jotka tarvitsevat niitä tehtävässään. Jäsenten tietoja ei jaeta avoimissa viestintäkanavissa.

Oikeutesi

Sinulla on oikeus pyytää pääsy tietoihisi, oikaista virheelliset tiedot, pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa käsittelyä. Pyynnöt voit lähettää osoitteeseen info@temayhdistys.fi. Käsittelemme poistopyynnöt yhdessä Seta ry:n kanssa. Voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi).