Политика конфиденциальности реестра членов

Контролёр данных

Tema ry. Реестром занимается правление объединения. По вопросам защиты данных пиши нам на info@temayhdistys.fi.

Название реестра и его ведение

Реестр членов Tema ry. Он входит в централизованный реестр членов, который Seta ry предоставляет своим организациям-членам на основе системы FloMembers компании Flo Apps Oy. У Tema ry в нём отдельный собственный реестр. Seta ry по поручению Tema ry обеспечивает работу системы, управление пользователями и выставление счетов по членским взносам, а также ведёт собственную политику конфиденциальности по этому реестру, которая доступна при вступлении. Данные хранятся на территории Европейского союза.

Какие данные в реестре

В заявке на вступление и во время членства в реестре сохраняются следующие данные.

• Обязательные: имя, адрес эл. почты и место проживания (если оно не видно из адреса).
• Необязательные: адрес, номер телефона, гражданство, пол и дата рождения. Их можно не указывать.
• О членстве: вид членства, даты начала и окончания, язык, возможные выборные должности и роли волонтёра, сведения о коммуникации с членами.
• Сведения о членских взносах и счетах.
• Сведения о регистрации на мероприятия, если регистрация идёт через реестр, и другие данные, которые ты сам(а) указал(а).

Для чего используются данные

Для ведения членства (рассмотрение заявок, выставление счетов по взносам, право голоса на собраниях объединения), для связи с членами (встречи, информация, приглашения на собрания) и для ведения списка членов, как того требует закон об объединениях. Мы не используем данные для других несовместимых целей.

Основание обработки

Обязанность объединения вести список членов по закону об объединениях и законный интерес Tema ry и Seta ry в обслуживании членов и коммуникации с ними. Необязательные данные и использование адреса в маркетинговых целях основаны на твоём согласии. Поскольку членство в Tema ry может раскрывать сексуальную ориентацию, мы обрабатываем данные особенно бережно и на всякий случай опираемся также на исключение для данных о членах некоммерческой организации (статья 9, пункт 2, подпункт d GDPR).

Кто обрабатывает данные

Доступ есть у членов правления Tema ry в объёме, необходимом для их задач, и у Seta ry, которая ведёт реестр по договору. Seta ry не сохраняет данные членов в собственном реестре. Однако по договору Seta вправе использовать данные реестра для общей и целевой коммуникации и для коммуникации в целях сбора средств. Использование адреса в маркетинговых целях всегда требует твоего согласия. Поставщик системы Flo Apps Oy и платёжный сервис Paytrail обрабатывают данные для оказания своих услуг. Субподрядчики Seta ry перечислены в её описании операций обработки. Мы не передаём данные другим лицам, если этого не требует закон.

Членские взносы

Новые члены могут оплатить взнос через платёжного посредника Paytrail. Seta ry рассылает счета по взносам ежегодно до конца января, отправляет напоминания об оплате и ежемесячно переводит платежи Tema ry. Член, не оплативший взнос, считается вышедшим.

Сколько хранятся данные

Данные хранятся, пока ты состоишь в объединении. После окончания членства (например, при выходе или неуплате взноса) контактные и необязательные данные удаляются в течение 12 месяцев. Бухгалтерские сведения об уплате взносов хранятся столько, сколько требует закон о бухгалтерском учёте: шесть лет после конца финансового года. Ты можешь попросить удалить данные раньше, и мы это сделаем, если закон не обязывает хранить их.

Информационный чат членов в WhatsApp

Вступление в чат добровольное и не является условием членства. В чате другие участники видят твой номер телефона и то, что ты в нём состоишь. На обработку данных в WhatsApp распространяются его собственные условия. Не передавай сообщения чата и данные других членов посторонним.

Защита данных

Seta ry отвечает за информационную безопасность системы и сообщает Tema ry об утечках данных. К данным реестра имеют доступ только те члены правления, которым это нужно для работы. Данные членов не распространяются в открытых каналах связи.

Твои права

Ты можешь запросить доступ к своим данным, исправление неточных данных, удаление или ограничение обработки, а также возразить против обработки. Запросы отправляй на info@temayhdistys.fi. Запросы на удаление мы обрабатываем вместе с Seta ry. Также можно подать жалобу уполномоченному по защите данных (tietosuoja.fi).